GEMEENTEBLADConvenant betreffende de gezamenlijke rekenkamer van de ABG-gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen 2024-2030

Bestuur | Organisatie en beleidRecht | Organisatie en beleid Bekendmakingen

Meer info over Bekendmakingen gemeente

De ondergetekenden:1.De gemeente Alphen-Chaam, vertegenwoordigd door burgemeester, mevrouw L. Schuitmaker, handelende ter uitvoering van het besluit van de gemeenteraad van 1 februari 2024;2.De gemeente Baarle-Nassau, vertegenwoordigd door burgemeester, mevrouw M.H.M.R. de Hoon-Veelenturf, handelende ter uitvoering van het besluit van de gemeenteraad van 7 februari 2024;3.De gemeente Gilze en Rijen, vertegenwoordigd door burgemeester, de heer D.A. Alssema, handelende ter uitvoering van het besluit van de gemeenteraad van 19 februari 2024;hierna te noemen “de gemeenten”:Gezien de “Wijziging van de Gemeentewet, de Provinciewet en de Comptabiliteitswet 2016 in verband met het afschaffen van de decentrale rekenkamerfunctie en het uitbreiden van de bevoegdheden van de rekenkamers (Wet versterking decentrale rekenkamers)”.Gelet op de door de afzonderlijke gemeenteraden gegeven opdracht tot nadere regeling van de samenwerking tussen de drie gemeenten ten aanzien van de rekenkamer.Gelet op de afzonderlijke gemeentelijke verordeningen m.b.t. de instelling en het fungeren van de gemeentelijke rekenkamer.Komen overeen het volgende:Convenant betreffende de gezamenlijke rekenkamer van de ABG-gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen 2024-2030Artikel 1. Gezamenlijke rekenkamer1.Er zijn drie gemeentelijke rekenkamers, voor elk van de drie ABG-gemeenten. De verordeningen van de drie lokale rekenkamers zijn qua regels eensluidend. De leden ervan vormen een personele unie, waardoor er een gezamenlijke rekenkamer bestaat voor de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen.2.De gezamenlijke rekenkamer voert voor de gemeenten de taken uit als opgenomen in de afzonderlijke gemeentelijke verordeningen met betrekking tot de instelling en het fungeren van de gemeentelijke rekenkamer.Artikel 2. Dialooggroep De drie dialooggroepen, zoals geregeld in artikel 5 van de afzonderlijke gemeentelijke verordeningen, vormen samen één dialooggroep en vervullen op die wijze hun rol zoals beschreven in de afzonderlijke gemeentelijke verordeningen.Artikel 3. Samenstelling van de gezamenlijke rekenkamer1.De gezamenlijke rekenkamer bestaat uit drie leden, waaronder een voorzitter, die bij eensluidend besluit door de raden van de gemeenten worden benoemd. 2.De selectie van de leden van de gezamenlijke rekenkamer vindt plaats door een selectiecommissie, bestaande uit een afvaardiging van de drie raden en griffies. 3.De benoeming van de leden vindt plaats voor een periode van zes jaar.4.De raden benoemen uit de leden bij eensluidend besluit de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter. 5.Voorafgaand aan een (eventueel tussentijdse) benoeming plegen de leden van de dialooggroep namens de raden overleg met de gezamenlijke rekenkamer.Artikel 4. Ontslag en non-activiteit1.Een lid van de gezamenlijke rekenkamer wordt bij eensluidend besluit door de raden van de gemeenten ontslagen.2.Indien één van de raden van de gemeenten op grond van artikel 81c, lid 6 en 7 van de Gemeentewet een ontslagbesluit neemt, nemen de raden van de overige gemeenten in beginsel een eensluidend besluit.3.Op non-activiteitstelling van een lid van de gezamenlijke rekenkamer, zoals bedoeld in art. 81d Gemeentewet, alsmede de beëindiging of verlenging van de non-activiteit, geschiedt bij eensluidend besluit van de raden van de gemeenten.Artikel 5. EedDe leden van de gezamenlijke rekenkamer leggen de eed, zoals bedoeld in artikel 81g Gemeentewet, af in de gemeente die de secretaris detacheert aan de gezamenlijke rekenkamer.Artikel 6. Reglement van ordeDe gezamenlijke rekenkamer zendt het reglement van orde en elke eventuele wijziging hiervan onverwijld ter kennisname aan de raden van de gemeenten.Artikel 7. Vergoeding leden gezamenlijke rekenkamerDe hoogte van de vergoeding voor de leden van de gezamenlijke rekenkamer wordt bij een door de raden van de gemeenten eensluidend vastgestelde verordening vastgesteld.Artikel 8. Secretaris1.De gezamenlijke rekenkamer wordt ondersteund door een secretaris. 2.De secretaris is formeel in dienst van de ABG-organisatie en valt organiek onder de griffier van één van de gemeenten. 3.De functionele aansturing van de secretaris vindt alleen plaats door de gezamenlijke rekenkamer.4.De kosten voor de ambtelijke ondersteuning komen ten laste van het budget van de gezamenlijke rekenkamer.Artikel 9. Onderzoeksplan en contact1.Voor het jaar 2024 presenteert de gezamenlijke rekenkamer voor 1 juli 2024 een onderzoeksplan. Voor de daaropvolgende jaren wordt het onderzoeksplan voor 1 oktober voorafgaand aan het jaar waarin het onderzoek of de onderzoeken worden uitgevoerd, gepresenteerd. 2.Voordat de gezamenlijke rekenkamer het onderzoeksplan presenteert, krijgen de gemeenteraden de gelegenheid aan te geven of en zo ja welke wensen zij hebben ten aanzien van door de gezamenlijke rekenkamer uit te voeren onderzoeken. In het onderzoeksplan geeft de gezamenlijke rekenkamer gemotiveerd aan op welke wijze zij tot het onderzoeksplan is gekomen.3.De gezamenlijke rekenkamer kan zich in het kader van het uitvoeren van een concreet onderzoek laten bijstaan door deskundigen. De kosten van deskundige bijstand komen ten laste van het door de gemeenten aan de gezamenlijke rekenkamer beschikbaar gestelde budget.4.Indien de gezamenlijke rekenkamer zich laat bijstaan door deskundigen als bedoeld in lid 3 van dit artikel dan is het op dat moment vigerende inkoop- en aanbestedingsbeleid van de ABG-organisatie van toepassing.Artikel 10. Budget en kostenverdeling1.De raden van de gemeenten stellen ten behoeve van de gezamenlijke rekenkamer een vast jaarlijks budget van in totaal € 39.900,- beschikbaar voor een periode van ten minste 6 jaar. De incidentele kosten voor de werving van de leden, de structurele kosten die worden gereserveerd voor overhead, onvoorzien en ondersteuning worden verdeeld volgens de ABG-verdeelsleutel. De onderzoekskosten worden gelijk verdeeld over de drie gemeenten, waarbij alle drie de gemeenten dezelfde financiële bijdrage leveren.2.Tussentijdse aanpassing van de hoogte van het budget geschiedt middels eensluidend besluit van de drie raden.3.Het budgetbeheer is gelegen in de handen van de griffier van de gemeente die de secretaris detacheert aan de gezamenlijke rekenkamer. Het budgethouderschap is in handen van de gezamenlijke rekenkamer.4.Indien na vaststelling van het jaarverslag als bedoeld in artikel 185, derde lid, van de Gemeentewet, er een overschot is op de exploitatie wordt dit toegevoegd aan de reserve. Het maximum van deze reserve per ultimo van het jaar bedraagt 10% van het totaal van de door de gemeenten beschikbaar gestelde bedragen voor dat jaar. Indien dat maximum wordt overschreven, vloeit het meerdere naar rato terug naar de deelnemende gemeenten. Indien en voor zover het saldo van deze reserve niet toereikend is om een eventueel tekort in de exploitatie te dekken, wordt het meerdere naar rato van de verleende bijdragen ten laste gebracht van de deelnemende gemeenten.Artikel 11. Geldigheidsduur, toetreding, uittreding en evaluatie1.Dit convenant treedt in werking op 20 februari 2024 en wordt aangegaan voor een periode van ten minste 6 jaar, aflopende op 1 januari 2030, met het voornemen het convenant na deze periode middels een vervolgconvenant te verlengen.2.De gemeenten garanderen gedurende de looptijd van deze overeenkomst hun bijdrage als bedoeld in artikel 10 van deze overeenkomst onder de voorwaarde dat de in de verordeningen beschreven onderzoeksambities worden behaald.3.Deelname aan de gezamenlijke rekenkamer is uitsluitend voorbehouden aan de drie ABG-gemeenten: Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen.4.Een gemeente kan deelname aan dit convenant tussentijds beëindigen door het toezenden van een daartoe strekkend besluit van de gemeenteraad aan de andere gemeenteraden en de gezamenlijke rekenkamer. De raden van de deelnemende gemeenten bepalen na overleg met de uittredende gemeente de financiële verplichtingen alsmede de overige gevolgen van de uittreding. Daarbij worden in ieder geval het aandeel in de vaste kosten tot en met de einde van de looptijd van dit convenant alsmede de al door de gezamenlijke rekenkamer aangegane verplichtingen ten behoeve van het uitvoeren van onderzoeken in de uittredende gemeente in rekening gebracht bij deze gemeente. Ook blijft een gemeente die tussentijds uittreedt verantwoordelijk voor het werkloosheidsrisico en kostenverdeling zoals overeengekomen in artikel 12 van dit convenant.5.De in dit convenant geregelde samenwerking en het functioneren van de gezamenlijke rekenkamer wordt uiterlijk 1 april 2029 geëvalueerd, waarna de samenwerking per 1 januari 2030 op basis van een vervolgconvenant kan worden gecontinueerd, dan wel kan worden gewijzigd of beëindigd.Artikel 12. Werkloosheidsrisico en kostenverdeling1.Indien uit evaluatie blijkt dat voortzetting van de gezamenlijke rekenkamer dan wel het gemeenschappelijk voeren van het secretariaat niet wenselijk of mogelijk is en indien als gevolg daarvan personeel, dat hiertoe is aangesteld, moet worden ontslagen, worden de kosten door de gemeenten gedragen. Mocht de secretaris vanwege ziekte niet in staat zijn om te werken, dan worden ook deze kosten door de gemeenten gedragen. De kosten voor een (tijdelijke) vervanger van het personeel dat het secretariaat van de rekenkamer voert wordt ook door de gemeenten gedragen.2.De verdeling van alle personeelskosten (waaronder, maar niet limitatief o.a. kosten voor werkloosheidsuitkering, transitievergoeding, ziektewet en arbeidsongeschiktheidsuitkering) en vervangingskosten voor een (tijdelijke) vervanger als bedoeld in het eerste lid vindt plaats naar rato van de bijdragen, bedoeld in artikel 9 van dit convenant, zoals die voor de verschillende gemeenten zijn vastgesteld.3.Indien voor de secretaris werkeloosheid dreigt dan rust op de ABG-organisatie de verplichting om zich in te spannen voor een andere baan binnen die organisatie of elders.

Unknown